Pentingnya Pengelolaan Administrasi di Tubuh PKK

TANJUNGPINANG (suarasiber) – Administrasi dijadikan tema dalam Jambore Kader PKK Tngkat Provinsi Kepri tahun 2019 di Pantai Tanjungsiambang, Dompak, Tanjungpinang, Kepri, Selasa (24/9/2019).

Tema yang diangkat dalam kegiatan ini ialah Tingkatkan Kinerja Kader PKK melalui Pengelolaan Administrasi PKK.

Ketua Tim Penggerak PKK Provinsi Kepri, Hj Rosmery mengingatkan agar Jambore bukan semata menjadi peringatan rutin dan seremoni belaka. Namun kemeriahan yang ditimbulkan dari kegiatan tersebut harus menumbuhkan gelora semangat baru.

“Semangat baru untuk terus memajukan langkah PKK kedepan, menjalankan setiap program dan kegiatan yang di usung sehingga berdampak positif dan nyata bagi masyarakat,” kata Rosmery.

PKK sebagai mitra kerja Pemerintah, lanjut Rosmery haruslah menjadi pelopor dan pembaharu yang inspiratif dalam setiap aspek pembangunan. Peran serta setiap kader diharapkan dapat berperan aktif bersama Pemerintah. Karena itulah pengelolaan administari menjadi penting.

“Berbagai kegiatan pembangunan apapun bentuknya, jika peran serta semua pihak terjalin baik tentu hasil yang akan dicapai akan baik pula,” lanjut Rosmery.

Terkait pelaksanaan Jambore di pantai, dikatakan Rosmery adalah lebih kepada karakteristik Kepri sebagai daerah Kepulauan yang memiliki 96 persen wilayah laut.

“Terlebih kita buat dipantai ini karna di tempat terbuka, agar satu dengan lainnya lebih intens, sehingga silaturahmi yang terjalin lebih erat lagi,” tambah Rosmery.

Sementara itu, Ketua TP-PKK Tanjungpinang Juwariyah Syahrul mengucapkan terimakasih atas dipilihnya Tanjungpinang menjadi tuan rumah pelaksanaan Jambore PKK tingkat Provinsi Kepri. Dirinya menilai dipilihnya lokasi pantai Tanjung Siambang adalah sekaligus untuk mempromosikan kawasan wisata baru.

“Kami pilih Tanjung Siambang sendiri menjadi bagian promosi untuk kawasan wisata pantai baru yang ada di Ibukota ini,” kata Juwariyah.

Juwariyah pun melaporkan, sebelum mengikuti Jambore tingkat Provinsi sendiri, Tanjungpinang telah menggelar Jambore pada tanggal 29-31 Agustus lalu. Dan untuk penampilan defile nantinya akan mengusung tema back to nature.

“Namun tujuan utama dari mengikuti Jambore ini adalah belajar mengelola adminsitrasi sebuah organisasi. Selain itu untuk mengeratkan jalinan silaturahmi diantara sesama Kader PKK se-Kepri,” lanjutnya.

Panitia Pelaksana drh Anadela menambakan, selain adminsitrasi dan silaturahmi, kegiata ini juga menyinergikan program kerja. Dan persiapan mengikuti Jambore Nasional PKK di Jakarta (25-27 September).

Peserta yang mengikuti Jambore adalah sebanyak 144 orang peserta yang mewakili masing-masing kabupaten dan kota. Sebelum dibuka Jambore sendiri telah dilakukan sejumlah perlombaan gembira antara lain: Pesan Berantai, Pesan Buah Berantai dan Menggiring Bola dengan Sayur dan Buah.

Usai Jambore di buka oleh Ketua PKK Rosmery, masing-masing perwakilan dari Kabupaten dan Kota bergantian menampilkan tarian kreasi dengan kostum dan gerakan yang berbeda-beda sebagai pembuka rangkaian Jambore.

“Diharapkan setelah jambore ini ada kesadaran dari setiap kader bahwa tumbuh geraknya PKK juga ditentukan oleh pengelolaan administrasi,” pesannya.

Mengapa administrasi penting di tubuh PKK? Berikut ini akan diuraikan seluk-beluknya.

Pengertian Administrasi

Secara umum, pengertian administrasi merupakan aktivitas atau bentuk usaha yang memiliki kaitan erat dengan berbagai pengaturan kebijakan dengan tujuan agar mencapai target organisasi.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa administrasi memiliki peran yang begitu krusial bagi semua aktivitas perusahaan atau organisasi. Hal inilah yang menjadikan administrasi mempunyai peran yang sangat penting supaya perusahaan tetap berdiri dan terus berkembang.

Sedangkan secara sempit, administrasi adalah bentuk aktivitas yang meliputi surat menyurat, catat-mencatat, ketik-mengetik, pembukuan sederhana serta kegiatan lainnya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Administrasi juga dapat diartikan secara luas, yang mana administrasi adalah segala proses kerjasama antara beberapa orang dengan tujuan agar mendapatkan target dengan memanfaatkan sarana maupun prasarana tertentu yang memiliki daya guna.

Fungsi Administrasi

Administrasi adalah salah satu bagian yang penting bagi sebuah perusahaan. Sebab administrasi memiliki beberapa fungsi penting antara lain sebagai berikut:

Planning atau Perencanaan

Perencanaan merupakan kegiatan perencana yang memerlukan sebuah aktivitas administrasi mulai dari mengumpulkan data, mengolah data hingga menyusun perencanaan.

Organizing atau Penyusunan

Administrasi berfungsi sebagai penyusun dalam upaya membangun setiap komunikasi serta hubungan antar anggota atau karyawan secara mudah dipahami untuk mencapai tujuan sebuah organisasi atau perusahaan.

Coordinating atau Mengordinasi

Seperti yang diatur oleh organisasi atau perusahaan, maka coordinating dilakukan supaya kegiatan perusahaan dapat berjalan lancar dan baik sehingga dapat menghindari adanya bentrok, kekosongan aktivitas dan kekacauan. Hal ini bisa berdampak secara positif untuk kelangsungan sebuah perusahaan ke depannya.

Reporting atau Laporan

Reporting merupakan aktivitas menyampaikan perkembangan, pergerakan serta hasil kegiatan atau program yang dilaksanakan oleh karyawan maupun anggota kepada atasan secara tertulis. Dimana laporan tersebut nantinya akan menunjukkan hasil kinerja karyawan sesuai dengan posisi dan tugasnya.

Budgeting atau Pembuatan Anggaran

Anggaran merupakan hal yang penting dan harus ada dalam sebuah perusahaan maupun organisasi untuk meningkatkan kinerja. Selain itu, anggaran juga digunakan oleh perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahaan di masa pengembangan yang meliputi kerjasama, iklan dan sebagainya.

Staffing atau Penempatan Posisi

Staffing berkaitan dengan sumber daya manusia di sebuah perusahaan yang meliputi perekrutan tenaga ahli, pengembangan dan kebutuhan perlengkapan.

Directing atau Bimbingan

Directing merupakan aktivitas interaksi dengan anggota organisasi atau perusahaan yang berbentuk bimbingan, perintah-perintah atau saran supaya tugas dapat dijalankan dengan baik dan mampu mencapai tujuan yang ditentukan.

Tujuan Administrasi

Untuk memahami secara lebih jelas mengenai administrasi, maka Anda perlu memahami tujuan administrasi. Dimana tujuan administrasi adalah :

Menyusun Program Usaha

Setiap perusahaan atau organisasi pasti memerlukan informasi maupun data yang digunakan sebagai acuan untuk menyusun program kerja unggulan. Biasanya informasi maupun data tersebut bisa diperoleh melalui kegiatan administrasi.

Hal inilah yang menjadi alasan kenapa proses administrasi harus dilaksanakan secara sistematis. Sebab dengan begitu baik informasi maupun data yang dibutuhkan bisa ditemukan secara lebih mudah.

Evaluasi Kegiatan Organisasi

Dengan adanya sistem administrasi yang baik maka dapat membantu sebuah organisasi atau perusahaan untuk melihat beragam informasi dan data.

Nantinya dari informasi dan data tersebut, organisasi atau perusahaan bisa melakukan evaluasi terhadap semua kegiatan organisasi yang telah dilakukan selama ini.

Memantau Kegiatan Administrasi

Administrasi adalah kegiatan yan meliputi banyak hal sehingga dalam pelaksanaannya harus dikerjakan secara sistematis dan teratur.

Dengan penerapan administrasi yang baik, menjadikan sebuah perusahaan atau organisasi bisa memantau apa, bagaimana, dimana, kapan dan mengapa suatu kegiatan dilakukan.

Memastikan Keamanan Bagi Kegiatan Usaha

Masing-masing perusahaan atau organisasi pasti membutuhkan kepastian keamanan saat melakukan aktivitas usahanya. Dengan demikian setiap perusahaan atau organisasi tersebut akan membutuhkan administrasi yang bagus guna memantau segala aktivitas baik dari dalam ataupun dari luar.

Selain itu, adanya proses administrasi tersebut membuat setiap aktivitas maupun transaksi dapat tercatat secara terperinci dan jelas.

Cara Kerja Administrasi

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa kegiatan administrasi dikerjakan oleh administrator atau staff administrasi. Perlu Anda ketahui bahwa staff administrasi adalah salah satu unit yang memberikan dukungan bagi kegiatan operasional sebuah perusahaan.

Adapun tugas utama staff administrasi yaitu berkaitan dengan korespondensi, penyimpanan serta penataan dokumen, data entry dan membantu unit-unit yang membutuhkan data sebagai laporan kepada pihak manajemen.

Sedangkan cara kerja administrasi berkaitan erat dengan tugas-tugas staff administrasi dalam sebuah perusahaan. Secara umum cara kerja administrasi adalah sebagai berikut:

• Melakukan koordinasi dengan sekretaris atau staff administrasi dari divisi lain saat ada meeting gabungan maupun kegiatan lainnya.
• Mengumpulkan serta menyusun dokumen.
• Mempersiapkan akomodasi dan tiket untuk kegiatan kunjungan kerja luar kantor.
• Memastikan persediaan ala-alat tulis kantor.
• Membuat dan mempersiapkan agenda pengaturan untuk rapat atau acara kantor lainnya.
• Mengatur, membuka serta mendistribusi korespondensi yang masuk ke perusahaan baik dalam bentuk surat atau email.
• Mempersiapkan tagihan, catatan, laporan, surat dan dokumen lainnya memakai aplikasi pengolah data, database, lembar kerja atau presentasi.

Berdasarkan penjelasan di atas dapat diketahui bahwa kegiatan administrasi adalah bagian yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. Sebab tanpa adanya administrasi, maka pengelolaan maupun pengaturan segala kegiatan di perusahaan mungkin tidak bisa berjalan baik dan lancar. Selain itu, dengan penerapan administrasi yang baik, maka sebuah perusahaan akan tetap berdiri dan terus mengalami perkembangan.

Kesimpulan

Dalam sebuah perusahaan, administrasi tidak hanya memiliki fungsi dalam surat menyurat atau catat mencatat saja. Melainkan memiliki fungsi yang sangat banyak mulai dari membuat perencanaan, penyusunan, mengkordinasi, membuat laporan, menyusun anggaran hingga pemberian arahan atau bimbingan bagi karyawan atau anggota perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Untuk itulah sudah seharusnya setiap perusahaan bahkan lembaga seperti PKK memiliki administrasi yang baik termasuk juga staff administrasi yang berkompeten. Pengelolaan dan pengaturan administrasi yang tepat akan menjadikan tujuan perusahaan bisa tercapai dengan mudah. Selain itu, perusahaan juga siap bersaing di tengah kemajuan zaman dan ketatnya persaingan. (man)